ફોન ચૂંટો, ઇચ્છિત નંબર ડાયલ કરો અને ... પછી પુનઃપ્રારંભની લાંબી પ્રક્રિયા શરૂ થાય છે. જે લોકો ફોન પર વ્યવસાય સંચારનો સૌપ્રથમ અનુભવ કરે છે તે આ સાથે થાય છે. શું અને કેવી રીતે કહેવું, તમારી કંપનીને કેવી રીતે પ્રસ્તુત કરવી તે સૌથી વધુ નફાકારક છે, વ્યાજ માટે, અથવા ઓછામાં ઓછું ફક્ત સાંભળ્યું છે? ટેલિફોન વાતચીતની કળા લગભગ આ તમામ મુદ્દાઓ નિવારે કરે છે
ટેલિફોન વાતચીતો કેવી રીતે ચલાવવા યોગ્ય છે?
ફોન પર પ્રથમ વખત વ્યાપાર સંચારનો સામનો કરનારા તમામની પ્રથમ અને મુખ્ય ભૂલ વાતચીતના મહત્વ પ્રત્યે નિષ્ઠુર વલણ છે. સંપૂર્ણ વક્તાએ જોયું નથી અને તેને ન લાગતું હોય તો, એક વ્યક્તિ ઘણાં બધાં પ્રતિબંધિત શબ્દસમૂહો કહી શકે છે, તેના હાથ અને ચહેરા સાથે અનેક બિનજરૂરી કાર્યો કરી શકે છે, અને પછી સચોટપણે આશ્ચર્ય થાય છે કે શા માટે ક્લાઈન્ટ હવે તેની કંપની સાથે કામ કરવા માંગતો નથી. આવી ભૂલો ટાળવા માટે, અમે ફોન દ્વારા વાટાઘાટોના નિયમો પર વિચારણા કરીશું:
મુખ્ય મુદ્દાઓ
તમે ફોન પસંદ કરો અને કોલ કરો તે પહેલાં, પોતાને થોડાં કી પ્રશ્નો પૂછો:
- આ કૉલનો હેતુ શું છે અને વાતચીતના પરિણામ શું છે?
- તમે આ કૉલ વિના બધુ કરી શકો છો?
- શું તમે આ મુદ્દાને વાત કરવા અને ચર્ચા કરવા માટે તૈયાર છો? શું તમારી આંગળીના તમામ દસ્તાવેજો છે અને બધી દલીલો તૈયાર છે? બધા પછી, સંભાષણમાં ભાગ લેનાર તમે વાતચીતના સમયે તે જોવા નહીં ત્યાં સુધી રાહ જોશો નહીં;
- તમે કયા પ્રશ્નો પૂછશો? તમે અગાઉથી તેમને તૈયાર કરી હતી?
- તમે ફોન પર કેવી રીતે વાટાઘાટ કરશો તે વિશે વિચારો છો? તે મૈત્રીપૂર્ણ વાતચીત અથવા હાર્ડ દબાણ છે?
ટેલિફોન વાતચીત શિષ્ટાચાર
વાતચીત કે જેમાં સંભાષણમાં ભાગ લેનાર તમને જોઈ શકતો નથી, ત્યાં ઘણા નિયમો છે, જેનું ઉલ્લંઘન છે જે ખરાબ ફોર્મ ગણાય છે. અને વાંધો નથી વાંધોના બીજા ભાગમાં કોણ છે. એક ભૂલ તમને અને તમારી કંપનીની વિશ્વસનીયતાને ખર્ચ કરી શકે છે. તેથી, નૈતિકતાની બાબતમાં કયા પ્રકારનાં ટેલિફોન વાટાઘાટો જોઈએ:
- જો તેઓ તમને ફોન કરે, તો 2-3 રિંગ્સ પછી ફોન લો. ધંધો કરો, ધંધો બંધ કરો અને તેને લો;
- સ્પષ્ટ રીતે, વ્યાકરણની રીતે યોગ્ય રીતે બોલો, લયબદ્ધ અને સરેરાશ અશિષ્ટતા સાથે. તમારા લયને જુઓ વક્રોક્તિ, ઉદાસીનતા અથવા શ્રેષ્ઠતાના સંપર્કને મંજૂરી આપશો નહીં;
- સ્વાગત અને દરેક વાતચીત દરમિયાન જાતે દાખલ. તમારા સંભાષણમાં ભાગ લેનારનો સંપર્ક કેવી રીતે કરવો તે પણ શોધો;
- તમારા વિરોધીને વાત કરવા માટે સમય છે તે સ્પષ્ટ કરો;
- સક્રિય શ્રવણકર્તા બનો, કીવર્ડ્સને પુનરાવર્તન કરો, સ્પષ્ટ કરો અને માહિતી લખવાનું ભૂલશો નહીં;
- બોલતા હોય ત્યારે, કંઇ ખાશો નહીં અને સંગીત સાંભળશો નહીં આ ઓછામાં ઓછા નીચ છે, અને તમારા સંભાષણમાં ભાગ લેનારને મૂંઝવણ કરશે;
- જો તમે વચન આપ્યું હોય તો પાછા ફોન કરો;
- હંમેશા કોલ માટે આભાર;
- જો યોગ્ય વ્યક્તિ ખૂટે છે, તો તેને શું પરિવર્તન કરવું તે સ્પષ્ટ કરો અને જો તમે મદદ કરી શકો.
યાદ રાખો કે કોઈપણ ટેલિફોન વાતચીત અને સંચાલન કરવાની ક્ષમતા સંવાદદાતા તરફ તમારી મિત્રતા અને સ્વભાવ પર આધારિત છે. તમે પણ સ્મિત કરો છો, તે તમારા અવાજથી તે અનુભવે છે.
ટેલિફોન વાતચીતના તબક્કા
ચોક્કસ કોઈપણ વાતચીતની પોતાની રચના છે: શરૂઆત, મુખ્ય ભાગ અને સમાપ્તિ. જો તમે ફોન દ્વારા વ્યવસાય વાટાઘાટોની યોજના ઘડી રહ્યા હોવ, તો નીચેની યોજનાનું પાલન કરવાનો પ્રયાસ કરો:
- સંપર્ક (જો તમે કૉલ કરો છો, તો તમે જે વ્યક્તિ સાથે વાત કરી રહ્યા છો તેને નમસ્કાર કરો, પોતાને દાખલ કરો અને યોગ્ય વ્યક્તિ માટે ફોન પૂછો, જો તમે જે વ્યક્તિ સાથે વાત કરી રહ્યા હોય તેને નમસ્કાર કરવા માટે કૉલ કરો, પોતાને દાખલ કરો અને પૂછો કે શું મદદ કરી શકે છે)
- કૉલના ઉદ્દેશની સ્પષ્ટતા. (તમે જે વિષય પર વાત કરો છો તે સંભાષણ કરનાર પાસેથી સ્પષ્ટ કરો, જો તમે કૉલ કરો છો, તો તમે પોતે જ આ મુદ્દાના મુદ્દાને રજૂ કરો છો).
- ગ્રાહક સેવા અથવા તમારી વિનંતિ પર પ્રક્રિયા કરો. આ તબક્કે, અસરકારક ટેલિફોન કૉલ્સ શક્ય છે જો:
- તમે અથવા તમારા સંવાદદાતા સંક્ષિપ્તમાં અને સ્પષ્ટ રીતે તમારી કૉલનો હેતુ સમજાવતા;
- તમે સંભાષણમાં ભાગ લેનારને કાળજીપૂર્વક સાંભળો અને જરૂરી માહિતી લખો;
- જો તમે સંવાદદાતાને ખાતરી કરો કે તમે તેને "હા", "તેથી", "લખી લો", "સમજી" ની મદદ સાથે સાંભળો છો; -
- જો તમે મને કહો છો કે તમે કઈ રીતે કૉલરને મદદ કરી રહ્યા છો અને તમે શું કરશો તમે શબ્દસમૂહ ઉમેરી શકો છો: "તમે મારા પર ગણતરી કરી શકો છો" અથવા તેના જેવું કંઈક.
- વાતચીતના પરિણામોને સુધારવા:
- સંવાદદાતા માટે મોટેથી, શું તમે તેમની સાથે આવ્યા હતા;
- ચર્ચા કરાયેલા વિષય મુજબ તમારી ક્રિયાઓ પર ટિપ્પણી કરો;
- તમે પુનરાવર્તિત કૉલ, પત્ર અથવા મીટીંગ પર સંમત થાઓ છો.
- વાતચીત સમાપ્ત કરો ક્લાયન્ટ સાથે ટેલિફોન વાતચીતો પૂર્ણ થઈ શકે છે જો:
- કોલનો ધ્યેય પ્રાપ્ત થયો હતો;
- વાતચીતના પરિણામોનો સારાંશ અને જાહેરાત કરવામાં આવી હતી;
- તમે કોઈ પણ વિદાયની સ્તુતિનો ઉપયોગ કર્યો: "તમારા કોલ માટે આપનો આભાર," "અમે તમને ફરીથી સાંભળવા માટે ખુશ છીએ," "તમારી સાથે વાત કરવાથી મને ખૂબ આનંદ થયો હતો (વિકલ્પ: તમને સહાય કરવા માટે)," વગેરે.
ટેલિફોન વાટાઘાટ કુશળતા સમય અને અનુભવ સાથે આવે છે. લગભગ કોઈ પણ વાતચીતમાં પાલન થવું જોઈએ તે મુખ્ય વસ્તુ સંભાષણમાં ભાગ લેનાર અને તેના તરફ ધ્યાન આપવાનું છે. ટેલિફોન પર વાતચીત કરવા માટે અલૌકિક કુશળતા હોવી જરૂરી નથી. ક્યારેક તે કોઈ વ્યક્તિને હસવું જ પૂરતું છે કે જે તમને ન જોઈતા અને તેની મિત્રતા વ્યક્ત કરે.